Kuukauden asiakaskysymys: Tratta

Hei kaikille!

Tänään alkaa uusi "Kuukauden asiakaskysymys" nimeä kantava blogisarja jossa vastaamme asiakkaidemme esittämiin kysymyksiin näin blogin välityksellä.

Uusia kysymyksiä kannattaa esittää myös täällä blogin kommenteissa!

Ensimmäiset kuukauden kysymykset liittyvät trattaan:

Miksi huomautuskirje pitää lähettää ennen trattausta?

Kahdestakin syystä; On hyvän perintätavan mukaista huomauttaa laskusta ennen kuin aloitetaan perintätoimia. Näin asiakkaalla on mahdollisuus hoitaa unohtunut asia ilman suuria eleitä tai mielipahaa. Toinen asia on lainsäädäntö; 16.3.2013 jälkeen voimaan astuneen lain puitteissa saatavasta on huomautettava ennen trattausta.

Näin varmistetaan, että esimerkiksi lisäselvitystä vaativa saatava ei eksy tratta- ja protestivaiheelle, vaan asiakas saa huomautuksen ensin. Duetto Group on kautta aikain ohjeistanut toimeksiantajia huomauttamaan saatavasta ennen perintätoimia, ja nykyään palvelemme entistä kattavammin niitä toimeksiantajia jotka haluavat huomautuskirjeen lähtevän perintätoimistosta käsin.

Hiljainen protestointi ei toiminut, laitatteko julkisen protestoinnin perään?

Emme laita. Saatava voidaan protestoida vain kerran. Protestointia ennen toimeksiantajan tulee valita halutaanko tratta protestoida hiljaisesti vai julkisesti. Hiljainen protestointi aiheuttaa maksuviivemerkinnän joka näkyy velallisasiakkaan luottotiedoissa. Saatavan protestointi ei kuitenkaan mene talousalojen julkaisuihin jotka ylläpitävät niin sanottua protestilistaa.

Julkinen protestointi aiheuttaa maksuhäiriömerkinnän niinikään, mutta tämän lisäksi tieto menee julkiselle protestilistalle - ­­eli näihin talousalojen julkaisuihin jotka listaa pitävät yllä – mikäli saatavaa ei olla maksettu määräajassa.

www.duettogroup.fi

Perintäneuvojan työpäivä

Herätyskello soi klo 5:45. Silmät vielä unessa keitän aamukahvin ja menen bussilla kohti Turun keskustaa ja Duetto Groupin toimistoa.
Töihin saavun muutaman minuutin yli seitsemän ja samalla nappaan vielä kupillisen kahvia matkaan ja suuntaan tietokoneelle. Aamu alkaa sähköpostin läpikäynnillä.

Kellon tultua kahdeksan, käyn läpi perintäneuvojien puhelimet ja puran siirrot. Päivän ensimmäinen puhelu pirahtaa kollegan puhelimeen ja poimin sen. Puhelun aikana käyn asiakkaan kanssa läpi maksetut suoritukset ja avoimen loppusaldon. Kirjaan puhelun tiedot järjestelmäämme josta ne ovat nähtävissä reaaliaikaisesti ja välitän asiasta tiedon kollegalleni sähköpostilla. Työskentelemme avokonttorissa, joten naapurille on helppo huikata asioita myös sermin yli.

Seuraavana on työlistan vuoro. Työlistalla näkyvät vastuullani olevat avoimet toimeksiannot, jotka vaativat toimenpiteitä. Käyn listaa läpi kunnes kello on 10 ja on kahvitauon aika. Työpaikallamme käydään kahvilla samaan aikaan, joten tapaan muitakin kuin samassa huoneessa istuvia työkavereitani. Kupillisen juotuani palaan työpisteeseeni.

Työlista ilmoittaa, että uusia toimeksiantoja on saapunut järjestelmään. Uusia tiedostoja onkin saapunut muutama ja ajan nämä kaikki järjestelmään. Myös ohimaksutiedosto tuli samalla kertaa ja käyn sen suoritukset läpi.

Kello 12 alkaa nälkä pikkuhiljaa hiipimään joten lähden lounaalle kollegani kanssa. Kummallakaan ei ole eväitä mukana, joten päätämme mennä tien toiselle puolelle ravintola Pikku Torreen lounaalle.
Lounaan jälkeen alkaa perintäneuvojien tiimipalaveri jossa käymme läpi ajankohtaisia asioita koskien asiakkaita ja prosessia sekä muita tärkeitä esille tulevia asioita.

Palaverin jälkeen sähköpostista löytyy ilmoitus tehdystä maksusuunnitelmasta. Kyseessä on velallisasiakas jonka kanssa olin keskustellut eilen ja joka nyt oli sovitusti käynyt maksusopimuspalvelussamme. Vastaan myös palaverin aikana minulle jätettyyn soittopyyntöön. Asiakkaalle oli herännyt kysymyksiä muutamaa toimeksiantoaan koskien. Käymme yhdessä toimeksiannot läpi ja selvennän muuutamia termejä hänelle. Kun asiat on saatu järjestykseen, asiakas kiittää ja lopettaa puhelun. Onnistumisen tunne ja asiakkaan tyytyväisyys ovat jokapäiväisen työn sokeri.

Päivä on kulunut nopeasti työn touhussa ja huomaankin että kello tulee pian kolme. Käyn tulostamassa päivän aikana syntyneet kirjeet ja muut aperit. Vien postit aulasihteerille ja katson vielä, ettei pöydälläni ole mitään hoitamattomia asioita. Käyn Duetossa tarkistamassa, onko uusia toimeksiantoja saapunut järjestelmään. Yksi uusi toimeksianto onkin saapunut lomakkeella ja ehdin vielä avaamaan sen.

Lopuksi kirjaudun ulos järjestelmästä ja suljen koneen. Parasta jokapäiväisessä työssäni on ehdottomasti se, että saan auttaa ja olla tekemisissä erilaisten ihmisten kanssa sekä tietenkin mukavat asiakkaat ja työkaverit.

Terveisin
Noora Sikilä
asiakasvastuullinen perintäneuvoja
Duetto Group Oy
www.duettogroup.fi

Kybermaailmassa liikkuu raha

Digitaalisessa maailmassa tieto liikkuu jopa valon nopeudella. Päivälehti on luettavissa ilman käyntiä (fyysisellä!) postilaatikolla, sähköposti on heti luettavissa mistä tahansa nettiin kytketystä laitteesta ja limsapullon saa ostettua automaatista kännykällä. Tieto liikkuu mukana.

Kaiken saa nyt ja heti. Myös suuri osa rahasta liikkuu eri järjestelmien läpi, joten rahat tulevat tilille valon nopeudella! Tai sitten ei…

Syitä rahan hitaaseen kulkuun on monia. Ilmiselviä vastauksia lukuun ottamatta, kuten ”koira söi kirjeen” tai ”hyvä kun soitit, olin juuri laittamassa rahat tulemaan”, ei ehkä aina muista huomioida kaikkia omia prosesseja ja eri järjestelmien osuutta rahaliikenteeseen.

Kun aika on tunnetusti rahaa ja raha liikkuu hitaasti, niin mikä avuksi? Ainakin nämä alla olevat.

- Luottopolitiikka kuntoon

- Rutiinit (prosessit) kuntoon

- Tietojärjestelmät kuntoon

Luottopolitiikka on tapa standardoida toimintatapoja ja käsitellä riskejä. Politiikka voi olla laadittu yleisellä tasolla tai hyvinkin yksityiskohtaisesti. Jukka Salmela käsitteli aihetta edellisessä blogikirjoituksessa.  Kaikki arjen käytännöt eivät kuitenkaan aina mahdu mukaan organisaation tekemiin politiikkalinjauksiin. Näitä yksityiskohtia (ns. rutiininomaiset prosessit) kannattaakin silloin tällöin tarkastaa lähemmin, sillä parannuskohteita saattaa löytyä yllättävistä paikoista. Parhaimmassa tapauksessa säästöjä voi saada aikaiseksi pienilläkin muutoksilla!

Kannattaa siis välillä pysähtyä ja miettiä omia prosesseja ja järjestelmiä sekä omaa ydintoimintaa. Miten rahankiertoa voisi parantaa? Missä perintä menee pieleen? Voi olla asiallista etsiä tarkoitukseen sopivaa kumppania. Kumppanuus toimii, kun tavoitteet ovat yhteiset ja sekä henkilöt että järjestelmät puhuvat sujuvasti keskenään.  Tämä tarkoittaa muun muassa rutiininomaisten asioiden läpikäyntiä ja järjestelmien yhteispeliä (integrointia).  Vankasta asiantuntijasta voi olla apua tällaisessa tilanteessa. Tämän lisäksi monessa taloushallinnon ohjelmassa on jo valmiit toiminnot rahankierron parantamiseksi.

Saumaton yhteispeli sekä henkilökohtaisella tasolla että järjestelmätasolla on avain saatavien jouhevaan hoitoon. Me Duetto Groupissa uskomme, että nämä kaksia osaa yhdistettynä ympärivuorokautiseen sähköiseen asiointiin tuottaa parhaan mahdollisen tuloksen.

Katso täältä, löytyvätkö palvelumme käyttämästäsi taloushallinnon-ohjelmistosta.

Maksuttoman arvion oman järjestelmäsi integraatiosta Duetto Groupin palveluihin voit pyytää täältä!

Christoffer Brunberg
IT-päällikkö
Duetto Group Oy
www.duettogroup.fi
christoffer.brunberg@duettogroup.fi

Luottopoliittinen kevätkatsaus!

Tilinpäätöskiireet ovat monessa yrityksessä jo tämän kevään osalta takanapäin ja nyt voi hetken hengähtää. Vai voiko?

Luottotappioriski on ikäväksemme läsnä ympäri vuoden tuottaen työtä ja ongelmia monessa yrityksessä. Nyt on otollinen hetki pysähtyä miettimään oman yrityksen luottopolitiikkaa ja sen toimivuutta käytännössä. Perintälain tuoreet muutokset tuovat omat päivitys- ja muutostarpeet luottopolitiikkaan. Olemassa olevien ja uusien asiakkaiden tuomat luottotappioriskit tulee huomioida koko ajan luottopolitiikassa.

Luottopolitiikka on edelleen paras työväline luottoyksikössä ja mainio apu uusien työntekijöiden perehdyttämisessä sekä luotonvalvonnan että myyjien kohdalla. Yrityksen luottopolitiikka tulee aina iskostaa mahdollisimman nopeasti sekä työntekijöiden että asiakkaiden mieliin. Toimivalla luottopolitiikalla on myös mahdollisuus parantaa myynnin ja luotonvalvonnan välistä yhteistyötä entisestään ja tästä yhteistyön kehittymisestä tulee hyötymään taloudellisesti koko yritys.

Nyt haluamme entisestään madaltaa kynnystä yrityksenne luottopolitiikan laatimiseen: ohessa on linkki Duetto Groupin kotisivuilla olevaan luottopolitiikan rakenne-ehdotukseen. Olemme Duetto Groupissa aina tarvittaessa apunanne ja tukenanne on kyseessä sitten olemassa olevan luottopolitiikan päivittäminen tai uuden luottopolitiikan laatiminen.

Lataa luottopolitiikan rakenne-ehdotus
Perusteet luottokaupalle ja turvalliselle luottomyynnille

Olkaa siis yhteydessä ja keskustellaan luottopolitiikkatarpeistanne lisää!


Jukka Salmela
lakipalvelupäällikkö, varatuomari

Duetto Group Oy

www.duettogroup.fi

jukka.salmela@duettogroup.fi

Tyhjästä on paha nyhjästä!

Joskus tulee vastaan tilanteita, joissa rahat eivät riitä kaikkien laskujen maksamiseen. Mikä neuvoksi?

Perintään liittyvien asioiden hoitaminen puhelimitse tai toimistolla käymällä voi olla haastavaa työssäkäyvälle ihmiselle tai yrittäjälle. Jotkut voivat myös vältellä näiden asioiden hoitoa puhelimitse avokonttorissa. Tästä syystä haluammekin tehdä asioimisen kanssamme mahdollisimman helpoksi myös toimistoaikojen ulkopuolella.

Tarjoamme maksusopimuspalvelua internetissä, jossa velanhoito tapahtuu näppärästi ympäri vuorokauden. Palvelu mahdollistaa sekä kertasuorituksen että maksusopimuksen teon ennalta määriteltyjen rajojen mukaan.

Palvelu tarjoaa myös tietoa perinnän kulusta.

Maksusopimuspalvelumme löytyy osoitteesta:

http://www.maksuhelposti.fi

Hannu Haapala

myyntineuvottelija

Duetto Group Oy

www.duettogroup.fi

hannu.haapala@duettogroup.fi

Maksumuistutus muistuttaa maksamaan

Eräpäivä on mennyt eikä maksua kuulu? On siis tullut aika huomauttaa, eli lähettää maksumuistutus!

Miksi maksumuistutus lähetetään?

Maksumuistutus on hyvä tapa aloittaa perintä, koska se on helppo, nopea ja kustannustehokas ratkaisu ilmoittaa asiakkaalle, että lasku on jäänyt maksamatta. Monet järjestelmät mahdollistavat eriasteisia automatisointeja, jolloin maksumuistutukset lähtevät parhaassa tapauksessa täysin automaattisesti, kun ennakkoon määritelty aika eräpäivästä on kulunut.

Milloin aikaisintaan saa lähettää maksumuistutuksen?

Tässä kohtaa toimintaan vaikuttaa oleellisesti se, onko velallinen yritys vai kuluttaja.

Yritykselle huomautuskirjeen saa lähettää pian laskun erääntymisen jälkeen. Itse suosittelemme maksumuistutuksen lähettämistä kun eräpäivästä on kulunut esimerkiksi seitsemän päivää.

Kuluttajalle huomautuskirjeen voi lähettää pian laskun erääntymisen jälkeen, mutta lain määrittelemän 5 euron perintäkulun voi vaatia vain jos velan erääntymisestä on kulunut vähintään 14 päivää.

Säännönmukainen prosessi maksumuistutusten käsittelyssä auttaa sekä omaa työtä että velallisasiakasta. Asiat eivät jää roikkumaan ja selvitystyö saadaan käyntiin kun tapaus on vielä tuoreessa muistissa.

Voiko saatavan laittaa suoraan perintään?

Kuluttajalle lähetetystä huomautuksesta tulee kulua vähintään 14 vuorokautta ennen kuin perintä maksuvaatimuksella voi alkaa.

Yritykselle lähetettävän tratan käyttöä säännellään 16.3.2013 voimaan tulevassa perintälain uudistuksessa siten, että ennen tratan lähettämistä täytyy lähettää maksumuistutus, jossa on maksuaikaa 7 päivää.

Miten Duetto Group voi auttaa minua maksumuistutuksien kanssa?

Palveluvalikoimistamme löytyy kaksi huomautuspalvelua: Duetto Forte ja Duetto Note. Näiden palveluiden avulla siirrämme manuaalista lähetys ja seurantatyötä pois asiakasyritykseltä jolloin yritys voi käyttää säästyneen ajan omaan ydinosaamiseensa.

Huomautuspalveluidemme käyttäjänä pääset myös nauttimaan reaaliaikaisesta tiedosta.

Hannu Haapala

myyntineuvottelija

Duetto Group Oy
www.duettogroup.fi
hannu.haapala@duettogroup.fi

Reaaliaikaista tietoa. NYT!

”Yritys Oy:n ostajaa on aina ollut hankala tavoittaa. Muut eivät heillä kuulemma tiedä näistä maksuista. Mikä mahtaa olla tämän kauan sitten erääntyneen myyntilaskun tila? Meilläkin alkaa pikkuhiljaa olla kassapainetta, kun rahoitustilanne on nyt erityisen kireä. Ovatkohan muut saaneet Yritystä kiinni?”

Reaaliaikaisen tiedonvälityksen merkitys kasvaa jatkuvasti. Tietoa ei ole aikaa odottaa, koska muuttuvassa liiketoimintaympäristössä muukaan maailma ei pysähdy odottamaan päätöstäsi.

Informaatio pitää olla saatavilla nyt. Heti!

Asiantuntijaorganisaatiossa tiedonhakuun käytetään päivittäin järjettömät määrät aikaa. Kun tieto ei ole ajantasaista tai sitä ei ole saatavilla, tehdään epätäydellisen informaation myötä huonoja päätöksiä. Ja kuten taloustieteissä yleisesti sanotaan: ”Historia on huono ennuste tulevasta”. Mutta, entä jos toimeksiantojen statukset, muiden tekemät toimenpiteet, henkilöiden referoidut keskustelut ja kaikki tärkeä kommunikaatio olisikin välittömästi saatavilla? Entä jos asiaasi hoitavalle henkilölle annettaisiin kasvot?

Duetto Groupin ja asiakkaiden väliseen kommunikaatioon käyttävän Duetto® -asiakasliittymään tehtiin muutoksia ja ne tulivat käyttöön 16.2.2012. Esimerkiksi tilitoimistojen ja konsernien suosimien Master -tunnusten tilausta helpotettiin. Yhteiset asiat -sivulta nähdään kaikki Duetto Groupin ja asiakkaan välillä sovitut käytännöt ja toimintamallit sekä niistä vastaavat yhteyshenkilöt. Yhteystiedoista löydät sähköiset käyntikortit kuvilla varustettuna.

Navigointia järjestelmässä on helpotettu ja ylävalikoista löydät edelleen tehokkuusraportit, yhteenvedot avoinna olevista toimeksiannoista ja ohjeet palvelun käytön tehostamiseksi. Asiantuntijamme tehdessä toimenpiteitä tai velallisen suoritettaessa maksuja, informaatio on välittömästi asiakkaan luettavissa asiakasliittymästä.

Läpinäkyvyys luo luottamusta. Duetto Groupin kahdenkymmenen vuoden asiantuntijuus on taas asteen verran paremmin yrityksesi käytössä. 

Petrus Hoikkala

kehityspäällikkö, yhteistyökumppanit

Duetto Group Oy

www.duettogroup.fi

petrus.hoikkala@duettogroup.fi